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Seit 2007 ist das Arbeitszimmer in Wohnung oder Eigenheim steuerlich nur noch dann absetzbar, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart weist darauf hin, dass diese gesetzliche Einschränkung überhaupt nicht greift und damit weiterhin zum vollen Ansatz sämtlicher Zimmerkosten führt. Das gelingt, indem der Angestellte das heimische Büro an den Chef vermietet.

Ist die Arbeit zumindest teilweise oder in der Freizeit von zu Hause aus nötig, bietet sich eine Vereinbarung mit der Firma an. Diese mietet das heimische Büro des Mitarbeiters gegen eine Nutzungspauschale an. Benötigt wird hierzu lediglich ein Gespräch mit dem Chef, etwa anlässlich von Gehaltsverhandlungen oder vor der Einstellung. "Für den dadurch erreichten Steuervorteil lohnt es sich oft, auf die Gehaltserhöhung zu verzichten oder vor Antritt einer neuen Stelle statt Lohn Miete zu verlangen", erläutert Steuerberater Volker Schmidt von Ebner Stolz Mönning Bachem.

Finanzbeamte erkennen den zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossenen Mietvertrag an, wenn er im vorrangigen Interesse der Firma steht. In diesen Fällen wird das Arbeitszimmer als betriebliches "Home-Office" eingestuft. Dies ergibt sich aus einem aktuellen Schreiben der Oberfinanzdirektion Frankfurt (Az. S 2334 A - 18 - St 211). Nur wenn der Abschluss der Vereinbarung im wirtschaftlichen Interesse des Arbeitnehmers liegt, stellen die Mietzahlung Gehalt dar und unterliegen der Lohnsteuer. Dann lässt sich auch das heimische Büro nicht mehr bei den Werbungskosten absetzen.

Geschäft gelingt, wenn im Unternehmen kein Arbeitszimmer vorhanden ist

Das lukrative Geschäft gelingt jedoch, wenn etwa im Unternehmen kein geeignetes Arbeitszimmer vorhanden ist, der Betrieb Räume auch von anderen Mitarbeitern anmietet oder an unüblichen Zeiten Arbeit am PC anfällt. Die vereinbarte Miete muss hierbei noch nicht einmal ortsüblich hoch sein. Sind diese Bedingungen erfüllt, deklariert der Arbeitnehmer Mieteinkünfte und setzt den geringen Einnahmen sämtliche auf das Büro entfallenden Kosten gegenüber. Das reicht von Strom über Heizung und Versicherungen bis zu Reinigung und Müllabfuhr.

Eigentümer können zusätzlich die anteilige Gebäudeabschreibung sowie die Schuldzinsen, Mieter ihre Monatsraten geltend machen. Hierbei kommt es dann im Ergebnis meist zu hohen negativen Einkünften, die mit anderen Einnahmen wie Lohn oder Zinsen verrechenbar sind. "Auch wenn auf Dauer nur Verluste anfallen, akzeptiert der Fiskus die roten Zahlen", weiß der Experte.

Zahlt der Chef der Belegschaft jedoch eine pauschale Nutzungsvergütung für das heimische Büro aufgrund der Betriebsvereinbarung, wird dies nicht als gültiger Mietvertrag anerkannt. Daher kann der Angestellte das Arbeitszimmer wie alle anderen Berufstätigen nur absetzen, wenn er darin überwiegend tätig wird. "Wichtig ist also ein Mietvertrag", betont Schmidt.

Darf der im Home-Office in der eigenen Wohnung zur Miete arbeitende Angestellte auch noch einen Firmenwagen nutzen, muss er für die gelegentlichen Fahrten in den Betrieb nur einen geringen geldwerten Vorteil versteuern. Fährt er beispielsweise einmal wöchentlich in die Firma, bemisst sich die Steuer nur aus 0,002 Prozent vom Listenpreis des Autos je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. "Die Belastung ist deutlich weniger als bei normalen Arbeitnehmern mit Dienst-Pkw und besonders bei Kleinwagen oder geringen Strecken minimal", resümiert der Steuerberater.