Aktuelles Steuern -

Berufstätige können die Flug-, Fahrt- und Übernachtungskosten auch dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, wenn eine Geschäftsreise zum Teil für die Freizeit oder Urlaub genutzt wird. Das gelingt sogar bei einem Aufenthalt im Ausland an touristisch attraktiven Orten, sofern sich die angefallenen Aufwendungen der Reise nach einem nachvollziehbaren Verhältnis in privat und beruflich aufteilen lassen. Wie das Bundesfinanzministerium (Az. IV C 3 - S 2227/07/10003:002) in einem aktuellen Erlass klarstellt, ist das in allen offenen Fällen möglich, also auch noch für den Urlaub 2007, sofern in diesem Rahmen eine Fachmesse oder ein Geschäftskunde aufgesucht wurde.

Auf diese neue steuerliche Gestaltungsfreiheit weist die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart hin. Auslöser für dieses erfreuliche Entgegenkommen des Fiskus ist eine Grundsatzentscheidung des Bundesfinanzhofs aus dem September 2009, wonach Aufwendungen sowohl aus beruflichem als auch aus privatem Anlass in steuerlich relevante und nicht abziehbare Kosten für die private Lebensführung aufgeteilt werden können. Dem folgen nunmehr die Finanzämter.

Schluss mit dem Alles-oder-nichts-Prinzip

"Bei so genannten gemischten Reisekosten gibt es abweichend von der bisherigen Auffassung kein Alles-oder-nichts-Prinzip mehr, sodass sie nach objektiven Kriterien und insbesondere anhand der jeweiligen Zeitanteile in privat und beruflich gesplittet werden dürfen", erläutert Steuerberaterin Manuela Wänger von Ebner Stolz Mönning Bachem. Lassen sich also die Aufwendungen einer Reise diesseits und jenseits der Grenze klar erkennbar danach aufschlüsseln, was dienstlich und was eher dem Freizeitvergnügen dient, dann sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Kosten steuerlich abziehbar. Dazu gehören beispielsweise Kongressgebühren, Hotelrechnungen und Verpflegungsmehraufwendungen für den Reiseabschnitt, der dem beruflichen Anlass zugeordnet wird.

Darüber hinaus sind auch die Fahrtkosten für Pkw, Bahn, Schiff oder Flieger zu berücksichtigen. "Dies können neben Angestellten auch Unternehmer und Freiberufler im Rahmen einer Geschäftsreise nutzen, wenn sie ihre Tour um ein paar Urlaubstage oder aus anderen privaten Gründen verlängern", weiß die Expertin. Der berufliche Anteil der Reise darf allerdings nicht nur eine untergeordnete Randerscheinung darstellen, darauf weist das Ministerium in seinem Schreiben hin. Wer beispielsweise zwei Wochen zum Bergsteigen in Südtirol fährt und dort an einem Vormittag einen Geschäftspartner trifft, kann seine Kosten weiterhin nicht anteilig absetzen. Denn das Finanzamt akzeptiert nur Aufwendungen, die für den Beruf einen nicht nur unbedeutenden Hintergrund haben.

Darüber hinaus müssen die übrigen privaten Zeitanteile eindeutig feststehen und klar abzutrennen sein. "Das lässt leicht ermitteln, wenn etwa ein Angestellter acht Tage im Ausland verbringt, davon an vier Tagen eine Fachmesse besucht und die anschließenden Tage zur Erholung nutzt oder ein Freiberufler bis mittags Fachvorträge halt und nachmittags auf Erkundigungstour geht", schildert Wänger. Dann lassen sich die Hälfte der Flug- und Hotelkosten sowie von der Verpflegungspauschale steuerlich geltend machen. Hinzu kommen in voller Höhe die Tagungsgebühren.

Frühzeitig Belege sammeln

Berufstätige haben gegenüber dem Finanzamt eine Nachweispflicht, nur dann gelingt der Abzug von Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Hierzu ist festzuhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang geschäftliche Aktivitäten vorgelegen haben. Werden die Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht das zu Lasten der Steuerzahler. Um dem vorzubeugen, sollten daher sämtliche Belege gesammelt werden, die den beruflichen Anlass dokumentieren. Hilfreich sind hierbei etwa Einladungsschreiben von Kunden oder Lieferanten oder Lehrgangs- und Seminarunterlagen, die sowohl die Dauer der Fortbildung, den Inhalt als auch die Teilnehmerzusammensetzung dokumentieren.

"Wird erst nach der Beendigung der Reise oder mit Erstellung der Steuererklärung an diese Nachweispflicht gedacht, ist es oft sehr mühsam und meist schon zu spät für die lückenlose Dokumentation", betont die Steuerberaterin. Durch diese Nachlässigkeit wird unnötig Steuersparpotenzial verschenkt, das die aktuelle Rechtsprechung und deren Übernahme in die Verwaltungspraxis gerade erst ermöglicht hat.